Regolamento della sala di consultazione

1. Sono ammessi alla consultazione della documentazione conservata presso l’Archivio Storico del Ministero degli Affari Esteri gli studiosi italiani e stranieri (questi ultimi a condizione di reciprocità e dietro presentazione di Nota Verbale della rispettiva rappresentanza diplomatica). Per tutti è necessaria  una lettera di presentazione dell’Università o ente di appartenenza ed una fotocopia del documento di identità.

2. Lo studioso è tenuto a compilare una domanda di ammissione alla consultazione su  un modulo a stampa fornito dall’assistente di sala oppure scaricabile da Internet.

3. I documenti che risalgono a oltre 50 anni sono consultabili dietro autorizzazione del Capo dell’Unità. La Segreteria Generale può ridurre tale periodo a 30 anni (DM 0003880 del 24.6.1972).

4. La documentazione contenente alcune particolari categorie di dati sensibili è consultabile dopo 70 anni (art.221 legge 675 del 31.12.1996 e artt. 8 e 9 d.leg. 30.7.1999 n.281).

5. I fondi non riordinati o non provvisti di sufficienti mezzi di corredo, ed i documenti di particolarissimo pregio o che presentano problemi di conservazione, sono esclusi dalla consultazione.

7. La Sala di consultazione è aperta al pubblico, nei giorni feriali, dal lunedì al venerdì dalle ore 9 alle ore 14. Osserva un periodo di chiusura durante l’estate e in occasione delle principali festività.
Il Direttore dell’Archivio Storico si riserva di stabilire ulteriori periodi di chiusura per esigenze dell’ufficio.

8. L’assistente di sala è a disposizione per le pratiche amministrative ed ogni consulenza relativa ai fondi d’archivio.

9. L’utente, dopo aver firmato il registro collocato nell’anticamera, deposita borse, contenitori, giornali ed altri oggetti personali nell’armadietto assegnato e trattiene la chiave per il tempo di permanenza in sala. Non è consentito l’uso del cellulare nella sala di consultazione.

10. Gli inventari a stampa e quelli di uso più frequente sono a disposizione nell’anticamera della sala di consultazione.

11. Il materiale va richiesto sugli appositi moduli da consegnare all’assistente di sala entro non oltre le ore 11 e sarà disponibile il giorno successivo, sistemato sugli appositi scaffali. A tal fine l’assistente di sala assegnerà ad ogni studioso uno scaffale numerato.

12. Lo studioso può richiedere un numero massimo di due buste (o registri) al giorno. È consentito tenere sul tavolo, per  la consultazione, una sola busta per volta avendo cura di evitare anche il più lieve danno. In particolare non è permesso apporre sui documenti alcun segno, anche a matita. E’ consentito l’uso del personal computer.
13. L’assistente di sala metterà inoltre a disposizione di ogni studioso una scheda apposita sulla quale annotare i pezzi giornalmente consultati.

14. Al termine del lavoro lo studioso restituirà i pezzi consultati, collocandoli dietro il bancone che si trova all’ingresso, oppure li tratterrà nel proprio scaffale per una successiva consultazione.

15. E’ consentito tenere in deposito sino a sei pezzi per un massimo di quindici giorni. Trascorso tale termine i pezzi verranno automaticamente ricollocati nei depositi. Lo studioso interessato a proseguire la ricerca può rinnovare il deposito segnalandolo al personale incaricato.

16. E’ necessario, prima di lasciare la sala di consultazione, far firmare il proprio passi e riconsegnare la chiave dell’armadietto.

17 .E’ severamente vietato (pena l’esclusione dalla consultazione e fatte salve le conseguenze di carattere civile o penale) asportare per qualunque motivo documenti, alterare l’ordine delle carte e dei fascicoli, danneggiare in qualunque modo il materiale documentario.

18. Lo studioso è tenuto a mantenere un comportamento corretto sia nei confronti degli altri utenti sia nei confronti del personale addetto al servizio. In particolare dovrà evitare conversazioni in Sala Studio e disattivare il telefono cellulare.

NORME PER LA RIPRODUZIONE E LA PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI

19. Di norma è fotocopiabile tutta la documentazione di cui è autorizzata la consultazione.
Non è consentita la fotocopiatura di documenti danneggiati, restaurati (come ad esempio le Carte dell’Archivio di Gabinetto e Segreteria generale 1923-1943), rilegati (come i volumi di telegrammi o i registri) o di particolare pregio.

20. Il servizio di fotocopiatura è assicurato da una ditta esterna mediante tre apparecchi funzionanti con schede acquistabili attraverso un distributore automatico. La tariffa attuale per ogni fotocopia e di  € 0,05.

21. I documenti vanno consultati ed eventualmente selezionati per la fotocopiatura secondo l’ordine in cui si trovano nel fascicolo e non devono essere rimossi per nessuna ragione.
Per evitare smarrimenti, dispersioni e soprattutto commistioni di documenti, gli studiosi sono tenuti a non estrarre singoli documenti, ma ad indicare con striscioline di carta il materiale da fotocopiare e a provvedere a fotocopiare ordinatamente tutti insieme i documenti che loro interessano in una busta.

22. In alcuni casi è autorizzata la fotoriproduzione con mezzi propri  a condizione che ne venga fatta specifica richiesta, compilando un foglio riepilogativo con l’indicazione di tutti i documenti che si desidera riprodurre, e che venga consegnata una copia del microfilm o del cd realizzato.

23. Il testo dei documenti conservati dall’Archivio storico può essere pubblicato solo parzialmente. Per la  pubblicazione integrale e la fotoriproduzione  in facsimile è necessario richiedere una specifica autorizzazione al Capo dell’Unità.

24. In caso di utilizzazione dei documenti  è necessario sempre citare la fonte e  fornire all’Archivio Storico, che provvederà ad inviarla alla Biblioteca, una copia della pubblicazione o della tesi di laurea.

25. L’autorizzazione alla pubblicazione non esonera il ricercatore dall’accertamento, e se del caso dalla regolarizzazione, di eventuali diritti d’autore spettanti ad altri soggetti sugli stessi beni.

Gli studiosi che non osservano le norme del presente regolamento sono esclusi dalla consultazione dell’archivio.