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Governo Italiano

Il piano di comunicazione del Ministero degli Affari Esteri - MAECOM 2004

Data:

03/03/2004


Il piano di comunicazione del Ministero degli Affari Esteri - MAECOM 2004

Introduzione

Il Ministero degli Esteri si è dato per la prima volta nel 2003 un Piano di comunicazione, caratterizzato dall’inclusione di obiettivi diversi e aggiuntivi rispetto a quella che da sempre è stata la funzione di comunicazione istituzionale propria e distintiva del Ministero, e cioè la diffusione, da parte del Servizio Stampa e Informazione, di notizie sulla politica estera italiana e sulla attività della Farnesina.

Il Piano 2003 ha avuto due obiettivi principali:

  • offrire più efficienti servizi ai cittadini, facilitando la comunicazione interna fra Sede centrale, Ambasciate, Consolati, e migliorando la qualità della comunicazione al pubblico dei Consolati;
  • valorizzare il ruolo dell’Italia durante il semestre di Presidenza italiana della U.E..

Il Piano di Comunicazione per il 2004 tiene conto dell’esperienza maturata nel corso del 2003, ed in particolare di quella relativa all’uso dell’Intranet per potenziare la comunicazione interna e favorire lo scambio di esperienze organizzative e di pratiche utili a migliorare le relazioni con i cittadini e le imprese. Il sito web del Ministero, in una nuova versione completamente rivista, completa il quadro della comunicazione telematica.

Il Piano 2004 è, in parte, ispirato ad una continuità di contenuti e di metodo di lavoro con il Piano 2003: di contenuti, perché l’obiettivo di migliorare i servizi al cittadino mediante una più efficace comunicazione è un obiettivo permanente del Ministero; di metodo, perché sarà ripresa la formula di creare gruppi di lavoro per specifici progetti, operanti sotto la direzione della struttura per il coordinamento della comunicazione, istituita nel dicembre 2002.

Accanto ai necessari elementi di continuità, il Piano di comunicazione 2004 mira a porre le basi per un’attività coordinata di immagine e comunicazione, non solo nei settori di più evidente visibilità del Ministero, ma anche in quelli meno valorizzati in termini di comunicazione.

Il Piano 2004 prevede azioni specifiche nell’ambito delle relazioni con il pubblico, della comunicazione interna e della formazione nei settori delle relazioni pubbliche e della comunicazione.

Le Linee-guida del Piano di Comunicazione 2004

  • Sviluppare un’immagine integrata delle attività del Ministero
  • Investire in comunicazione a sostegno della promozione della cultura e della lingua italiana
  • Potenziare la comunicazione interna e lo scambio di best practices per migliorare i servizi al cittadino.


Linea-guida 1: Sviluppare un’immagine integrata delle attività del Ministero

Il duplice obiettivo di proiettare all’esterno un’immagine integrata, che si richiami quindi ad un logo e ad una grafica facilmente riconoscibili, e di rispondere in maniera coordinata alle richieste del pubblico, verrà perseguito attraverso le seguenti azioni:

1. Promuovere di eventi collegati al Ministero.
2. Spiegare al pubblico le attività del Ministero.
3. Potenziare dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico.
4. Investire nella formazione per le relazioni pubbliche e la comunicazione.
5. Rafforzare la rete dei siti web delle Ambasciate e dei Consolati.
6. Misurare il giudizio del pubblico.


Linea-guida 2: Investire in comunicazione a sostegno della promozione della cultura italiana

Il tema della cultura è stato particolarmente sottolineato nell’ambito delle linee di politica estera dell’attuale governo, con un’attenzione particolare alle grandi potenzialità che all’Italia derivano dal suo patrimonio culturale ed all’esigenza di una stretta connessione tra cultura e mondo dell’economia italiana.

L’azione culturale svolta dalla Farnesina si propone innanzitutto di rafforzare l’immagine complessiva dell’Italia quale paese europeo tra i più sviluppati al mondo, ma con solide radici culturali nel passato, che ne marcano l’identità nazionale e quindi la sua stessa collocazione internazionale.

A tale azione di carattere generale si aggiungono iniziative culturali specifiche, svolte dagli Istituti Italiani di cultura in settori quali il cinema, il libro, la scienza e la tecnologia, l’enogastronomia, il design, l’architettura, il teatro e la lirica, settori con importanti risvolti economici, a cui il Ministero degli Affari Esteri guarda con particolare attenzione.

L’azione culturale della Farnesina consiste anche nel mettere a disposizione la rete degli 89 Istituti Italiani di cultura delle altre Istituzioni ed Enti che si propongono di valorizzare la cultura italiana, quali le Regioni e le altre autonomie locali, le Università e le Associazioni culturali.

La quarta edizione della settimana della lingua italiana nel Mondo infine, che tradizionalmente si svolge in autunno, servirà sia ad attirare l’attenzione sulla crescente domanda che si registra nella maggior parte dei Paesi e che coinvolge anche la nostra cultura, sia a mobilitare le migliaia di operatori – pubblici e privati, italiani e stranieri – che si impegnano all’estero nella sua diffusione.

Linea-guida 3: Potenziare la comunicazione interna e al pubblico per migliorare i servizi al cittadino.

Nel 2003 è stata avviata una campagna di customer care, dedicata al servizio consolare, che continuerà nel 2004. La comunicazione ha, infatti, un ruolo non secondario nel complesso delle azioni per migliorare la qualità del servizio offerto dai Consolati agli italiani all’estero. Se le informazioni – grazie all’uso della Intranet del Ministero - riescono a circolare in maniera più veloce tra Sede centrale e Sedi all’estero e se, soprattutto, esse raggiungono direttamente il singolo operatore consolare, ciò consente di: proporre, per problemi simili, soluzioni già sperimentate altrove (migliori prassi); fornire ad ogni operatore consolare l’immediata consultazione delle normative e procedure in uso; individuare regole di comportamento comuni in materia di rapporti con il pubblico e di uso della tecnologia.
Nel 2003 è stata, fra l’altro, creata all’interno della Intranet una sezione dedicata alla comunicazione (denominata “MAECOM”); è stata svolta un’indagine/questionario per individuare i problemi ricorrenti nei Consolati nei rapporti col pubblico; è stato realizzato un prodotto informatico comprendente tutta la normativa in campo consolare.

Nel 2004, inoltre, verrà particolarmente curata la comunicazione rivolta ai cittadini che si rechino o si trovino all’estero, in relazione all’evolversi della situazione di sicurezza ed all’analisi che di essa compie l’Unità di Crisi del Ministero.


Luogo:

Rome

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