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Governo Italiano

Programma di comunicazione 2008 del Ministero degli Affari Esteri

 

Programma di comunicazione 2008 del Ministero degli Affari Esteri
L’attività di informare e comunicare è indispensabile per le istituzioni che producono ed offrono servizi. Ciascuna di loro deve stabilire, con specifiche modalità, un sistema efficiente per elaborare e diffondere messaggi sulla sua identità e missione e sulla propria gamma di servizi ed iniziative. Proprio in tale ottica, il Programma di Comunicazione 2008 è orientato alla valorizzazione degli aspetti del Ministero degli Esteri quale fornitore di servizi alla collettività ed al Sistema Paese, tanto più cruciale per una struttura come la Farnesina, sempre più in rapporto interattivo con gli utenti.
Inoltre, il contesto di sempre maggior numero e più stretta interdipendenza degli attori coinvolti nelle attività di pertinenza del MAE impone il rafforzamento e l’affinamento della comunicazione anche verso le altre istituzioni: Ministeri, Regioni ed altri enti territoriali, nuovi soggetti che svolgono attività di rilievo internazionale. Ciò appare tanto più cruciale ove si tenga conto della natura sempre più sistemica dell’azione del Ministero degli Esteri, il quale può porsi quale agente di impulso, ma anche di coordinamento per le attività ed i “prodotti” di rilievo internazionale degli attori - istituzionali e non - del sistema Paese.

La tradizionale distinzione tra comunicazione interna e comunicazione esterna presenta, nel caso del Ministero degli Esteri, specifiche peculiarità:

  • la comunicazione interna (nell’ambito dell’Amministrazione centrale, quella fra il centro e la rete estera, nonché quella fra i soggetti della rete estera);
  • la comunicazione esterna, che si esplica ormai non più e non solo nell’attività di informazione istituzionale sulla politica estera italiana e sull’attività della Farnesina, ma, come sopra evidenziato, anche e sempre più nell’ambito del ruolo del MAE quale fornitore di servizi materiali ed immateriali (ai cittadini, alle imprese, alle istituzioni).

Ecco, dunque, i confermati assi strategici del Programma di Comunicazione 2008 del Ministero degli Affari Esteri:

I. valorizzare gli aspetti del MAE quale struttura che eroga servizi, fra i quali:
- l’assistenza delle collettività italiane all’estero;
- l’assistenza ai connazionali in situazione di emergenza;
- le operazioni per l’esercizio del diritto di voto all’estero;
- il sostegno all’internazionalizzazione dell’impresa;
- il coinvolgimento e gli interventi per la composizione dei contenziosi commerciali;
- il rilascio di documenti e certificazioni;
- il rilascio dei visti d’ingresso per turismo, per affari, per studio, per lavoro, ecc...;
- la promozione e l’insegnamento della lingua italiana;
- la diffusione di informazioni di carattere economico a beneficio degli operatori;
e molto altro;

II. potenziare gli strumenti per la comunicazione interna ed esterna e curare la formazione dei protagonisti della comunicazione del MAE.


Le linee guida del Programma di Comunicazione 2008

Le azioni da svolgere lungo ciascuno dei due assi strategici s’inquadrano nell’ambito di specifiche linee guida.

Un primo insieme di linee guida individua una strategia di comunicazione del MAE quale “struttura erogatrice di servizi”:

I.1 mettere in atto azioni di carattere generale e “trasversale” per la comunicazione della struttura dei servizi MAE.
Tale tipologia di azioni si avvale in buona parte dello strumento del nuovo portale della Farnesina www.esteri.it, importante canale di accesso ad informazioni sui vari servizi offerti dal MAE e di fruizione di molti dei medesimi, in continuo sviluppo secondo le potenzialità offerte dal web. Fra esse rientrano anche: l’azione di comunicazione di politica estera, modulata sulla base dell’attualità internazionale e delle scelte governative che ne conseguono, specie in alcuni settori prioritari (ad es., ONU, Unione Europea, G8, candidature internazionali, Medio Oriente ed altri temi regionali, ecc.); l’avvio di fora di discussione per lo scambio di esperienze fra utenti fruitori (es. borsisti, tirocinanti, ecc…). Sono altresì ricomprese iniziative editoriali ed altre attività informative attuate con modalità tradizionali (es. pubblicazioni in formato digitale e cartaceo), che mantengono la propria efficacia per la presentazione e promozione di attività e servizi.
Altra rilevante componente è infine la partecipazione del MAE ai principali eventi espositivi nazionali dedicati alla presentazione dei servizi offerti dalle Pubbliche Amministrazioni (Forum-PA, COM-PA), importanti momenti di condivisione di esperienze e best practices fra le Amministrazioni, nonché di confronto e dialogo con i cittadini e le imprese.

I.2 potenziare e comunicare i servizi offerti ai cittadini italiani ed agli stranieri in Italia.
Si tratta di valorizzare, potenziare e modulare in maniera più mirata le attività di comunicazione rivolte all’informazione ed al miglioramento e semplificazione dei servizi offerti ai cittadini italiani ed agli stranieri mediante: realizzazione/aggiornamento e successiva diffusione e promozione di pubblicazioni tematiche e di informazione sui servizi MAE, progressivo ampliamento ed aggiornamento di servizi accessibili per via telematica.

I.3 investire in comunicazione a sostegno della promozione culturale e linguistica, sulla base di un approccio integrato e con specifica valorizzazione della produzione di eventi e di servizi culturali.
I criteri ispiratori possono qui riassumersi nell’esigenza di massimizzare l’impatto della politica italiana di promozione culturale all’estero, aumentando le sinergie operanti all’interno della rete degli Istituti di Cultura, con altri soggetti istituzionali attivi nel settore e con i media, altresì razionalizzando e rendendo più visibile l’attività di promozionale svolta dalla rete all’estero (con circuitazione all’estero di eventi di grande impatto, realizzazione di iniziative multisettoriali, uso avanzato della piattaforma internet e di Second Life). Particolare rilevanza e significato, al riguardo, riveste l’iniziativa per la presentazione in Italia ed all’estero della collezione d’arte contemporanea della Farnesina.

I.4 investire negli strumenti di comunicazione di diplomazia economica, valorizzando l’aspetto di servizio al “Sistema Italia” e lo stretto rapporto di complementarità e sinergia fra promozione culturale, scientifico-tecnologica (l.g. I.3) e quella economico-commerciale.
Negli ultimi anni il Ministero degli Affari Esteri, tramite la rete diplomatico-consolare, ha intensificato le attività di servizio e di affiancamento alle imprese italiane sui mercati esteri, volta a favorirne i processi di internazionalizzazione, dalla promozione dell’export fino al sostegno agli investimenti produttivi. In questo quadro, le Ambasciate ed i Consolati raccolgono e divulgano una quantità crescente di informazioni per le imprese, con il duplice obiettivo di venire incontro alle esigenze delle PMI di essere aggiornate in tempo reale sulle opportunità e le criticità presenti nei mercati esteri.
MAECOM 2008 intende continuare a dare evidenza alla nuova missione delle Ambasciate e dei Consolati, per accrescere la consapevolezza tra le imprese della possibilità di ricorrere ad essi. A tal fine, s’intende proseguire la divulgazione dei diversi servizi informativi offerti alle imprese (ExTender, per informazioni su gare di appalto, Rapporti Paese Ambasciate-ICE e Ambasciate-ENIT, “Notiziario Radiocor Farnesina”, realizzato con il gruppo Sole 24 Ore per opportunità sui mercati esteri, newsletter quindicinale “Diplomazia Economica Italiana”) per un più ampio utilizzo da parte degli operatori, nonché la valorizzazione delle iniziative per la promozione all’estero del Sistema Paese e per l’attrazione degli investimenti stranieri in Italia.

I.5 potenziare la divulgazione dell’informazione sulle iniziative di cooperazione allo sviluppo, componente essenziale dell’azione di politica estera italiana.
L’obiettivo rimane quello di illustrare il ruolo della Cooperazione Italiana, componente essenziale dell’azione di politica estera condotta dal Ministero degli Affari Esteri, quale insieme di servizi e di opportunità a favore delle popolazioni dei paesi in via di sviluppo ed altresì per gli attori del “Sistema Italia” in determinate aree geografiche, mediante il rafforzamento della comunicazione istituzionale via Internet, la valorizzazione mediatica della Cooperazione italiana e la divulgazione nei Paesi in via di sviluppo e presso la pubblica opinione italiana dell’azione della Cooperazione italiana, con iniziative di dibattito e sensibilizzazione sui temi della cooperazione.

I.6 valorizzare i due volet della proiezione esterna dell’Unità di Crisi, relativi rispettivamente all’informazione al pubblico ed alla comunicazione sulle sue attività di analisi, prevenzione ed organizzazione e sulla gestione di crisi in corso.
La proiezione esterna dell’Unità di Crisi - verso i media ed il grande pubblico - sta assumendo rilevanza crescente sia sotto il profilo della mera divulgazione delle attività condotte, sia sotto quello del contributo all’efficacia delle medesime.
In essa si distinguono due aspetti: da un lato l’informazione tout court, strumento per portare a conoscenza di destinatari esterni (l’opinione pubblica, le altre amministrazioni dello Stato, le istituzioni europee) ed interni (le altre strutture del MAE) le attività e i servizi offerti dall’Unità di Crisi; dall’altro la vera e propria comunicazione sulle attività ordinarie di analisi, prevenzione ed organizzazione oppure di gestione di crisi in corso, orientata al fine della corretta percezione delle azioni svolte e degli eventi occorsi, alla promozione dello scambio di informazioni fra le Istituzioni, nonché all’interpretazione ed al tempestivo seguito delle esigenze emergenti della società civile.

Un secondo insieme di linee guida riguarda il potenziamento degli strumenti per la comunicazione interna ed esterna del MAE e la cura della formazione degli operatori ad una corretta ed efficace azione comunicatrice:

II.1 fornire un’immagine integrata ed aggiornata delle attività del Ministero, sviluppandone e perfezionandone gli strumenti di comunicazione e di immagine.
Fornire un’immagine integrata del MAE e perseguirne la coerenza con il resto della Pubblica Amministrazione costituisce obiettivo consolidato, da tempo perseguito dall’Amministrazione con varie azioni quale, ad es., l’adozione e l’evoluzione di una simbologia uniforme e riconoscibile (logo e grafica unificati, siti web uniformi…). Al medesimo obiettivo contribuiscono, tuttavia, anche il potenziamento, la continua messa a punto e l’armonizzazione degli strumenti di informazione esterna e proiezione dell’immagine: dagli strumenti più “tradizionali” per la proiezione esterna del Ministero al potenziamento del nuovo portale istituzionale del MAE, alla partecipazione al coordinamento delle attività di comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni condotto dalla Presidenza del Consiglio.

II.2 potenziare la comunicazione interna, la comunicazione esterna, la formazione e lo scambio di “best practices” per i servizi forniti al cittadino.
Il miglioramento della “customer satisfaction” figura quale principale obiettivo dell’azione dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) del Ministero degli Affari Esteri
, attraverso il costante aggiornamento, forme più avanzate di interazione con l’utenza esterna, il progressivo rafforzamento dell’Ufficio e la rimodulazione e, ove possibile, maggiore informatizzazione dei servizi offerti.
E’ in programma, altresì, l’aggiornamento e lo sviluppo di strumenti specifici di formazione/aggiornamento del personale adibito a funzioni consolari e/o di relazioni con il pubblico, nonché alla comunicazione in situazioni di crisi.
Allo stesso tempo, il Ministero – già all’avanguardia nel settore fra le Pubbliche Amministrazioni - procede costantemente al potenziamento degli strumenti tecnici per la comunicazione interna, con la continua innovazione tecnologica del sistema di comunicazioni
, che vedrà nel 2008 iniziative quali, ad es., l’estensione a tutta la rete estera del servizio VoIP (Voice over Internet Protocol), l’adesione al sistema SPC per la condivisione integrata ed interoperabile del patrimonio informativo della Pubblica Amministrazione ed il completamento dell’adozione del protocollo elettronico e della firma digitale.


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