Diritto di accesso ai documenti amministrativi
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi, previsto dalla legge 7 agosto 1990 n.241, si esercita presso il Ministero degli Affari Esteri secondo le seguenti modalità:
1 – Le richieste di accesso, informale e formale, vanno presentate all’Ufficio “Relazioni con il pubblico” istituito presso la Direzione Generale del Personale e dell’ Amministrazione del Ministero degli Affari Esteri.
In un apposito locale dell’Ufficio sono depositati, a disposizione del pubblico, i seguenti atti:
a) Testi della legge 241 del D.P.R. n.352/92, della presente circolare, del regolamento riguardante le categorie sottratte all’accesso (regolamento ministeriale 7.9.1994, n.604), del regolamento di attuazione degli artt. 2 e 4 della legge 241 (Decreto Ministeriale 3.3.1995, n. 171);
b) uno schema concernente l’organizzazione del Ministero;
c) una pianta del Ministero dalla quale emerge l’ubicazione degli Uffici delle Direzioni Generali e dei Servizi correlati all’ esercizio del diritto di accesso;
d) la raccolta degli ordini e delle comunicazioni di servizio di interesse del pubblico;
e) la raccolta delle circolari ordinarie;
f) eventuali altre informazioni idonee a facilitare al richiedente la presentazione della domanda di accesso.
2 – Copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento del corrispettivo stabilito dalla circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. UCA-27720/925/46 del 19.3.1993 ed eventuali successive modifiche.
3 – La domanda di accesso informale, se fatta per iscritto, e quella di accesso formale debbono essere redatte sui moduli prestampati (in allegato), che debbono essere tenuti a disposizione del pubblico nei locali dell’Ufficio di cui all’articolo 1.
4- In caso di accesso informale l’addetto allo sportello dell’Ufficio relazioni con il pubblico, verificata l’identità del richiedente e, nel caso, il possesso dei poteri rappresentativi, nonchè la sussistenza delle altre condizioni per l’accoglimento immediato della richiesta ne prende nota su un registro cronologico.
Quindi egli provvede:
a) a fornire all’interessato le informazioni necessarie allo scopo, indicando in primo luogo le pubblicazioni sulle quali sia riprodotto il documento richiesto o indirizzando l’interessato all’Ufficio presso il quale detto documento sia depositato per la consultazione o l’estrazione di copia;
b) ad avvertire l’Ufficio al quale l’interessato dovrà rivolgersi, comunicando il tipo di documento oggetto della richiesta.
5 – In caso di accesso formale, il richiedente deve presentare domanda compilando il modulo prestampato (modello A), di cui l’Ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta (modello B).
L’Addetto allo sportello dell’Ufficio relazioni con il pubblico, verificata l’identità del richiedente, trasmette la domanda all’Ufficio competente il quale dovrà svolgere il procedimento di accesso formale previsto dal D.P.R. 27 giugno 1992, n.352 e fornire riscontro al richiedente (modello C) nei termini previsti dal citato D.P.R..
Nel caso in cui il diritto di accesso debba essere esercitato nei confronti di amministrazione diversa, la richiesta formale presentata all’Ufficio va immediatamente trasmessa all’amministrazione competente. Di tale trasmissione è data comunicazione all’interessato.
6 – Presso gli archivi degli Uffici del Ministero vengono istituite apposite sezioni per l’archiviazione delle richieste di accesso, ove possibile con sistemi informatizzati. In attesa della realizzazione di sistemi informatizzati ciascun archivio provvede a registrare i dati (soggettivi, oggettivi e cronologici) delle richieste di accesso.
Gli Uffici del Ministero comunicano ogni sei mesi i dati di cui trattasi all’Ufficio R.S.P. della Direzione Generale del Personale che provvede alla loro raccolta ed alla loro elaborazione statistica.
7 – L’Ufficio R.S.P. della Direzione Generale del Personale è competente a fornire alla Presidenza del Consiglio i dati e le notizie da essa richiesti in merito all’esercizio del diritto di accesso.
Il Direttore Generale del Personale
FONTANA GIUSTI