Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 ottobre 1994
Direttiva sui principi per l’istituzione ed il funzionamento degli uffici per le relazioni con il pubblico
(in G. U. n. 261 dell’8 novembre 1994)
IL PRESIDENTE
DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
Visto l’art. 5, comma 2, lettere b), e) ed f), della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Visto l’art. 12 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive disposizioni correttive, concernente l’istituzione nelle amministrazioni pubbliche, nel contesto della ridefinizione delle unita’ organiche, degli uffici per le relazioni con il pubblico, al fine di garantire la piena attuazione della legge 7 agosto 1990, n. 241;
Ritenuta l’opportunita’ di definire principi e linee di riferimento per l’istituzione degli uffici per le relazioni con il pubblico, in modo da assicurare una sollecita e compiuta attuazione del citato art. 12 del decreto legislativo n. 29 del 1993;
Sentito il Consiglio dei Ministri nella riunione del 6 ottobre 1994;
E M A N A
la seguente direttiva:
I. OGGETTO, AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI.
La presente direttiva definisce i principi e le modalita’ per l’istituzione, l’organizzazione ed il funzionamento degli uffici per le relazioni con il pubblico di cui all’art. 12 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive disposizioni correttive, di seguito denominati uffici.
Ai principi della direttiva, con gli opportuni adeguamenti in funzione delle risorse disponibili e delle esperienze maturate, dell’attivita’ svolta, delle dimensioni, delle caratteristiche organizzative e degli ordinamenti, si uniformano le amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1 del decreto legislativo n. 29 del 1993.
II. LE FINALITA’.
L’attivita’ degli uffici e’ finalizzata a: dare attuazione al principio della trasparenza dell’attivita’ amministrativa, al diritto di accesso alla documentazione e ad una corretta informazione; rilevare sistematicamente i bisogni ed il livello di soddisfazione dell’utenza per i servizi erogati e collaborare per adeguare conseguentemente i fattori che ne determinano la qualita’; proporre adeguamenti e correttivi per favorire l’ammodernamento delle strutture, la semplificazione dei linguaggi e l’aggiornamento delle modalita’ con cui le amministrazioni si propongono all’utenza.
III. LE ATTIVITA’.
Gli uffici svolgono le seguenti attivita’: servizi all’utenza per i diritti di partecipazione di cui al capo III della legge 7 agosto 1990, n. 241;informazioni all’utenza sugli atti amministrativi, sui responsabili, sullo svolgimento e sui tempi di conclusione dei procedimenti, e sulle modalita’ di erogazione dei servizi; ricerca ed analisi finalizzate alla conoscenza dei bisogni e proposte per il miglioramento dei rapporti con l’utenza; promozione e realizzazione di iniziative di comunicazione di pubblica utilita’ per assicurare la conoscenza di normative, strutture pubbliche e servizi erogati e l’informazione sui diritti dell’utenza nei rapporti con le amministrazioni.
IV. I SUPPORTI TECNOLOGICI.
Lo svolgimento delle attivita’ di documentazione da parte degli uffici e’ favorito dalla disponibilita’ di sistemi automatizzati di raccolta delle immagini e dei documenti, di classificazione e di ricerca degli stessi, basati su stazioni di lavoro avanzate o personal computer.
Gli uffici utilizzano, quale ambiente tecnologico per lo svolgimento delle attivita’ di competenza, i servizi di accesso polifunzionale di cui all’art. 11 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, da istituire in conformita’ alle modalita’ di interconnessione definite dall’Autorita’ per l’informatica nella pubblica amministrazione ed alle specifiche organizzative e funzionali indicate dal Dipartimento della funzione pubblica.
A tali fini, il Dipartimento della funzione pubblica promuove e realizza progetti sperimentali, utilizzando i fondi di cui all’art. 26 della legge 11 marzo 1988, n. 67, ed all’art. 2 della legge 24 dicembre 1993, n. 537.
V. I FRUITORI DELL’ATTIVITA’ DEGLI UFFICI.
Si rivolgono agli uffici (di persona, per iscritto, via fax o telefonicamente) le persone giuridiche e fisiche interessate a richiedere informazioni sulle attivita’, le strutture ed i servizi delle amministrazioni pubbliche.
A titolo esemplificativo, gli aventi diritto di accesso agli atti dei procedimenti, ai sensi dell’art. 10 della legge n. 241 del 1990, ed i titolari di interessi personali e concreti di accesso ai documenti amministrativi, ai sensi dell’art.
22 della predetta legge.
VI. IL LIVELLO DEGLI UFFICI.
Gli uffici sono istituiti, di norma, laddove si svolge l’attivita’ di amministrazione attiva di maggior contatto con i cittadini-utenti.
Le funzioni di promozione, programmazione, organizzazione e coordinamento dell’attivita’ degli uffici sono svolte, ove ne ricorrano le condizioni, da una unita’ centrale individuata dalle amministrazioni.
Il livello degli uffici e’ adeguato alla struttura, all’impianto organizzativo, alle dimensioni ed alla natura dell’attivita’ svolta dalle amministrazioni.
Agli uffici sono preposti responsabili in possesso di qualifica dirigenziale, al fine di assicurare un adeguato livello di rappresentativita’ ed una concreta capacita’ di dialogo e di collaborazione con le strutture della amministrazione di appartenenza.
Gli uffici rappresentano il “luogo d’incontro” fra l’utenza e le strutture pubbliche, che emanano provvedimenti amministrativi e/o erogano servizi; la loro istituzione non modifica le funzioni e l’organizzazione delle amministrazioni, ne’ deve creare sovrapposizione di competenze.
VII. L’ORGANIZZAZIONE ED IL FUNZIONAMENTO DEGLI UFFICI.
1. Accoglienza.
E’ necessario che gli uffici: siano collocati in locali facilmente individuabili ed accessibili, con ampia ricettivita’ di parcheggio ed agevole raggiungibilita’ con i mezzi di trasporto.
A tali fini, e’ opportuno ricorrere ad intese e convenzioni con le amministrazioni comunali, anche mediante accordi globali per tutti gli uffici compresi in uno stesso contesto urbanistico; rendano note le modalita’ di accesso (toponomastico, postale, telefonico, posta elettronica, fax, ecc.);
osservino un orario di ricevimento del pubblico distribuito anche nelle ore pomeridiane;utilizzino personale con approfondita conoscenza dell’organizzazione dell’amministrazione di appartenenza, professionalmente qualificato per l’accoglienza del pubblico e delle istanze presentate e per la ricezione delle richieste di informazioni attraverso sistemi telematici, di posta elettronica, videotel, postali, telefonici (numero verde).
Gli uffici assicurano, in ogni caso, una risposta alle istanze presentate, con le seguenti modalita’:
2. Risposte immediate.
A tali fini, vengono raccolte informazioni e documentazione (schede, pubblicazioni, video, documentazione cartacea) ed attivati collegamenti telematici con banche dati, anche di altre amministrazioni, e/o di organismi privati.
3. Risposte differite.
Nel caso la rilevazione dello stato di un procedimento o l’acquisizione di documentazione richiedano una ricerca piu’ complessa, anche per la mancanza di idonei supporti informatici e telematici o per carenza o insufficiente qualificazione del personale, la risposta sara’ fornita, anche via telefono o fax, in un termine di tempo brevissimo, di norma non superiore a 48 ore.
Dell’avvenuta risposta sara’ data comunicazione all’ufficio.
VIII. ANALISI E RICERCA SULL’UTENZA.
Gli uffici organizzano sistematicamente indagini sul grado di soddisfazione dell’utenza per i servizi erogati e sull’evoluzione dei bisogni e delle esigenze.
L’attivita’ di ricerca e’, inoltre, funzionale alla programmazione di iniziative di comunicazione e di formazione ed alla formulazione di proposte di adeguamento dell’organizzazione e delle procedure delle amministrazioni.
IX. LA COMUNICAZIONE.
Le amministrazioni, in collaborazione con gli uffici, promuovono e realizzano, in attuazione dell’art. 12, comma 4, del decreto legislativo n. 29 del 1993, e sulla base delle informazioni acquisite attraverso le indagini, iniziative di comunicazione di pubblica utilita’, utilizzando strumenti grafici, editoriali, audiovisivi, radiotelevisivi, telematici, multimediali, pubblicitari, ai fini di assicurare la conoscenza di normative, strutture e servizi, nonche’ di informare sui diritti dell’utenza nei rapporti con le amministrazioni pubbliche.
X. IL PIANO ANNUALE DI COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE DI PUBBLICA UTILITA’ DELLE AMMINISTRAZIONI STATALI.
Per l’attuazione della normativa recata dall’art. 12, comma 4, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive disposizioni correttive, le amministrazioni statali promuovono le iniziative di comunicazione di pubblica utilita’ con il coordinamento del Dipartimento per l’informazione e l’editoria della Presidenza del Consiglio dei Ministri, che si caratterizza, quindi, come struttura tecnica di servizio.
I programmi delle amministrazioni sono trasmessi al Dipartimento entro il 30 novembre dell’anno precedente a quello di riferimento, anche con riserva di successivo accertamento e comunicazione della copertura finanziaria, in modo da consentire al Dipartimento di predisporre lo schema di piano annuale di coordinamento, previsto dal citato art. 12, da sottoporre all’approvazione del Presidente del Consiglio dei Ministri.
Per omogeneita’ di esposizione, i programmi di comunicazione delle amministrazioni si riferiranno ad iniziative riguardanti campagne di informazione su temi specifici, campagne pubblicitarie istituzionali con previsione di gara europea, attivita’ editoriali, audiovisivi,
attivita’ di comunicazione diretta al cittadino, attivita’ di comunicazione interna, mostre, fiere, esposizioni, convegni, seminari e congressi.
XI. LA FORMAZIONE.
La scuola superiore della pubblica amministrazione predispone progetti di formazione distintamente per dirigenti ed operatori degli uffici.
La realizzazione dei corsi e’ curata per le prime edizioni direttamente dalla scuola e successivamente dalle amministrazioni o da qualificate istituzioni pubbliche e/o private, con la supervisionedella scuola medesima.
XII. LE SANZIONI PER LA MANCATA OSSERVANZA DELLA DIRETTIVA.
La inosservanza alla presente direttiva e’ valutata ai fini della applicazione delle sanzioni amministrative e disciplinari previste a carico dei dirigenti generali, dei dirigenti e degli altri dipendenti dagli articoli 20, commi 9 e 10, e 59 del decreto legislativo n. 29 del 1993, come modificati, rispettivamente, dall’articolo 6 del decreto legislativo 10 novembre 1993, n. 470, e dall’art. 27 del decreto legislativo 23 dicembre 1993, n. 546.
XIII. COMMISSIONE PER L’ATTUAZIONE DELLA DIRETTIVA.
Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri e’ istituita, presso il dipartimento della funzione pubblica, una commissione per l’attuazione della normativa recata dagli articoli 11 e 12 del decreto legislativo n. 29 del 1993, della quale fanno parte sette componenti in rappresentanza, rispettivamente, del dipartimento della funzione pubblica, che la presiede, del dipartimento per l’informazione e l’editoria della Presidenza del Consiglio dei Ministri, della Scuola superiore della pubblica amministrazione, della Associazione dei comuni d’Italia (ANCI), delle regioni, designato dalla Conferenza Stato-regioni, nonche’ due responsabili di uffici.
Alla commissione sono attribuite le seguenti competenze:
consulenza, assistenza tecnico-organizzativa alle amministrazioni e coordinamento generale delle attivita’ finalizzate alla istituzione ed al funzionamento degli uffici;
monitoraggio, in collaborazione con la Scuola superiore della pubblica amministrazione, sullo svolgimento delle iniziative di formazione e di aggiornamento del personale degli uffici;
promozione di iniziative di comunicazione e di informazione ai cittadini-utenti; analisi e ricerche sulla evoluzione dei bisogni dell’utenza e
sulla qualita’ dei servizi erogati; parere sul programma annuale di comunicazione di pubblica utilita’, di cui all’art. 12, comma 4, del decreto legislativo n. 29 del 1993, predisposto dal Dipartimento per l’informazione e l’editoria della Presidenza del Consiglio dei Ministri.
XIV.
Il Governo s’impegna ad adottare tutte le misure legislative, regolamentari ed amministrative necessarie a dare compiuta effettivita’ ai contenuti della presente direttiva.
Roma, 11 ottobre 1994
Il Presidente: BERLUSCONI
Registrata alla Corte dei conti il 21 ottobre 1994
Registro n. 2 Presidenza, foglio n. 363